Pemerintah Kabupaten Padang Lawas Utara memusnahkan 889 arsip dari tiga organisasi perangkat daerah yang telah habis masa retensinya di Kantor Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Paluta, Rabu (16/9). Pemusnahan menyasar dokumen kurun 2015 hingga 2022 dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah, Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman, serta Dinas P3AP2KB. Prosesnya disaksikan Bagian Hukum Setdakab dan Inspektorat untuk memastikan tahapan sesuai prosedur.
PADANG LAWAS UTARA — Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Padang Lawas Utara menyumbang berkas terbanyak dalam pemusnahan arsip tiga OPD tersebut, yakni 493 arsip untuk kurun waktu 2015, 2017, dan 2018. Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman menyusul dengan 222 arsip dari rentang 2017, 2019, dan 2020. Adapun Dinas P3AP2KB memusnahkan 174 arsip periode 2018 hingga 2022.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Paluta Budi Alamsyah Hasibuan menyatakan arsip yang dimusnahkan telah melewati proses penyusutan dan dinyatakan tidak lagi memiliki nilai guna berdasarkan Jadwal Retensi Arsip.
"Pemusnahan arsip ini tidak semata-mata merupakan kegiatan mengurangi volume arsip, tetapi juga merupakan upaya untuk menciptakan efisiensi dalam pengelolaan ruang penyimpanan, serta memastikan bahwa arsip yang masih memiliki nilai guna dan nilai sejarah tetap terjaga dan terlindungi," katanya.
Menurut Budi, penyusutan dilakukan agar ruang penyimpanan tidak dipenuhi dokumen yang sudah kedaluwarsa. Arsip yang masih bernilai guna dan sejarah tetap dipertahankan.
Asisten III Administrasi Umum Setdakab Paluta Eva Sartika Siregar membuka kegiatan tersebut mewakili Bupati Paluta Reski Basyah Harahap. Ia menegaskan pemusnahan arsip tidak dilakukan sembarangan, melainkan melalui tahapan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
"Perlu saya tegasnya bahwa pemusnahan arsip bukan sekadar memusnahkan atau mengurangi tumpukan dokumen, dan bukan pula berarti menghilangkan sejarah atau menghapus informasi pemerintahan secara sembarangan. Sebaliknya, ini adalah wujud penataan arsip secara profesional," ujarnya.
Proses pemusnahan turut didampingi Bagian Hukum Setdakab Paluta dan Inspektorat. Kedua pihak memastikan seluruh tahapan berjalan sesuai prosedur hukum dan ketentuan pengawasan.
Pengelolaan arsip di lingkungan Pemkab Paluta mengacu pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Daerah Kabupaten Padang Lawas Utara Nomor 10 Tahun 2019. Eva menyebut pengelolaan arsip merupakan bagian penting penyelenggaraan pemerintahan karena berfungsi sebagai bukti administrasi, sumber informasi, alat pertanggungjawaban, dan memori pemerintahan.
Rincian arsip yang dimusnahkan mencakup dokumen kepegawaian, keuangan, dan administrasi umum yang sudah melewati masa simpan sesuai JRA. Tidak ada arsip bernilai sejarah yang ikut dimusnahkan dalam kegiatan tersebut.
Pemkab Paluta berharap kegiatan tersebut menjadi contoh bagi OPD lainnya untuk melaksanakan penyusutan dan pengelolaan arsip secara tertib. Langkah ini dinilai menjadi bagian dari upaya membangun budaya administrasi pemerintahan yang lebih akuntabel.
Pemusnahan arsip secara berkala disebut akan terus dilakukan agar tata kelola kearsipan di lingkungan Pemkab Paluta berjalan konsisten. OPD yang belum menyusutkan arsipnya didorong segera menyesuaikan dengan jadwal retensi yang berlaku.